Cómo organizar las facturas de tu pyme en Google Drive

Una de las quejas más habituales de los empresarios y autónomos es no encontrar las facturas cuando las necesitan. Ya sea para presentarlas a la gestoría, resolver una reclamación o simplemente saber cuánto han gastado en un proveedor, tener las facturas organizadas es fundamental.

Google Drive es una herramienta gratuita, accesible desde cualquier dispositivo y perfecta para organizar toda la documentación de tu empresa. Aquí te explicamos cómo hacerlo.

Estructura de carpetas recomendada

La clave de una buena organización es tener una estructura de carpetas clara y consistente. Te recomendamos esta:

• FACTURAS EMITIDAS → subcarpetas por año y mes
• FACTURAS RECIBIDAS → subcarpetas por año y mes
• ALBARANES → subcarpetas por proveedor
• CONTRATOS → clientes y proveedores por separado
• GESTORÍA → documentación enviada por trimestre

Cómo nombrar los archivos

El nombre del archivo es igual de importante que la carpeta donde lo guardas. Un buen formato es:

AAAA-MM-DD_NombreProveedor_Concepto_Importe

Por ejemplo: 2026-09-15_ElectricidadEndesa_Septiembre_245€

Con este formato puedes ordenar los archivos por fecha y encontrar cualquier factura en segundos.

Escanea las facturas en papel

Si recibes facturas en papel, escanéalas el mismo día que las recibes. Puedes usar la cámara del móvil con aplicaciones gratuitas como Adobe Scan o CamScanner que generan un PDF de calidad.

Crea una rutina semanal

La organización documental funciona mejor cuando es un hábito. Te recomendamos dedicar 15-20 minutos cada semana a subir y organizar todas las facturas de los últimos días. Es mucho más fácil que intentar ordenar meses de facturas acumuladas de golpe.

Comparte el acceso con tu gestoría

Una de las grandes ventajas de Google Drive es que puedes compartir carpetas directamente con tu gestoría. Así tendrán acceso en tiempo real a toda la documentación que necesitan sin que tengas que enviar archivos por correo.

¿No tienes tiempo para mantener este sistema?

Organizar y mantener la documentación de tu empresa requiere tiempo y constancia. Si prefieres dedicar ese tiempo a tu negocio, en KYRELTA nos encargamos de toda la gestión documental de tu empresa, incluyendo la organización de facturas, el mantenimiento de Google Drive y la preparación de documentación para tu gestoría.